Nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp làm việc từ xa
2957 views
24-03-2020
Share on Google+ Share on Twitter Share on Facebook Share on Pinterest Share on Linkedin

(Business.Cosmolife.vn) Phải có kế hoạch làm việc cụ thể, tuân thủ quy tắc về ăn mặc, giờ giấc, thói quen như khi đang làm tại văn phòng.

Thay vì hoạt động ở văn phòng, trụ sở, ngày càng có nhiều doanh nghiệp (DN) thông báo chuyển sang làm việc trực tuyến, online hoặc khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà (WFH) nhưng vẫn bảo đảm hiệu quả công việc. Đây là một trong những giải pháp nhằm thích ứng, ứng phó với dịch Covid-19 đang diễn biến phức tạp.

Đầu tư ứng dụng, hoàn thiện quy trình

Vào đầu tháng Ba, Công ty Mắt Bão đã áp dụng mô hình WFH cho 70% nhân viên (khoảng 200 người) làm việc tại nhà sau một tháng lên kịch bản và triển khai thử nghiệm.

Riêng bộ phận công nghệ thông tin (IT) thì làm việc tại công ty để bảo đảm hệ thống mạng, khắc phục sự cố kịp thời. Đội ngũ IT của công ty này đã thiết lập hệ thống bảo mật cấp cao thông qua hệ thống VPN Gateway với băng thông tối thiểu 15 Mbps để tất cả nhân viên đều có thể kết nối đến mạng nội bộ. Việc bảo mật tài khoản email, hệ thống lưu trữ nội bộ được đặt lên mức cao nhất với hệ thống Microsoft Anti Virus.

Doanh nghiệp kích hoạt làm việc từ xa - Ảnh 1.

Trở ngại lớn nhất đối với WFH chính là làm sao duy trì việc trao đổi, thảo luận để nắm được tình hình công việc của tập thể. Công ty Mắt Bão đã ứng dụng giải pháp Office 365 Enterprise của Microsoft để bảo đảm chất lượng các cuộc họp online luôn được ổn định. Liên lạc giữa các bộ phận luôn được giữ vững qua hệ thống điện thoại tổng đài ảo được cài đặt trên nền tảng điện toán đám mây, có thể dùng trên điện thoại IP (điện thoại sử dụng trên nền mạng LAN /MAN/ WAN hay mạng internet) hay cài ứng dụng dùng ngay trên điện thoại cá nhân.

Công ty Công ty Be Group, đơn vị sở hữu và phát triển ứng dụng gọi xe Be, vừa áp dụng chế độ WFH cho nhân viên đợt hai, nhân viên được khuyến khích WFH từ ngày 16-3. Đối với các bộ phận không thể sắp xếp cho 100% nhân viên làm việc tại nhà, trưởng bộ phận bố trí lịch và công việc để bảo đảm nhân viên luân phiên lên văn phòng. Be Group đã xây dựng hoàn chỉnh mọi kịch bản ứng phó rủi ro để kế hoạch kinh doanh vẫn liên tục trong giai đoạn dịch bệnh. Giám đốc một doanh nghiệp công nghệ tại TP. HCM cho hay công ty vừa cho các bộ phận như nội dung, marketing, phát triển ứng dụng được làm việc ở nhà. Từ sau Tết nguyên đán, doanh nghiệp này đã chuẩn bị phương án và bắt đầu mua giải pháp, đầu tư hạ tầng, hoàn chỉnh quy trình WFH để công việc không bị đình trệ, từ họp trực tuyến, giao việc, quản lý công việc, hạ tầng lưu trữ, chia sẻ dữ liệu làm việc...

Theo ông Nguyễn Bá Diệp, Phó Chủ tịch, đồng sáng lập Ví điện tử MoMo, từ năm 2018, MoMo đã xây dựng hệ thống WFH, hiện công ty bố trí 20% nhân viên luân phiên WFH. Việc trao đổi, phê duyệt giấy tờ đều thông qua hệ thống hạ tầng online do công ty xây dựng. MoMo cũng thay thế việc check-in vật lý (bấm vân tay) bằng check-in trên website, app… Khoảng 95% khối lượng công việc của doanh nghiệp đều có thể thực hiện từ xa" - ông Diệp chia sẻ.

Ổn định tâm lý nhân viên

Sở hữu hệ thống phân phối hơn 800 siêu thị, cửa hàng trên toàn quốc, từ nhiều năm nay, Liên hiệp hợp tác xã Thương mại TP HCM (Saigon Co.op) đã tổ chức họp trực tuyến với các đơn vị ở xa. Ngay cả phỏng vấn nhân sự cho các siêu thị Co.opmart ở các tỉnh cũng được tiến hành trực tuyến. 200 cán bộ chủ chốt của Saigon Co.op đã được cấp tài khoản, cài đặt phần mềm cho laptop, máy tính bàn ở nhà… sẵn sàng cho phương án làm việc tại nhà.

Đại diện một doanh nghiệp nước ngoài ngành hóa mỹ phẩm, trụ sở tại TP. HCM, cho hay tất cả công ty thành viên của tập đoàn đều đã quyết định cho nhân viên làm việc ở nhà. Trong đó, gần như 100% công việc đều được thực hiện online, kể cả trao đổi với khách hàng. "Lâu nay, chúng tôi đã họp trực tuyến với lãnh đạo quản lý vùng ở nước ngoài, hầu hết laptop của nhân viên đều được kết nối với hệ thống của công ty. Vướng mắc lớn nhất là làm sao ổn định tâm lý nhân viên khi WFH dễ bị phân tâm, không tập trung" - đại diện doanh nghiệp nước ngoài này nói.

Theo giám đốc truyền thông một công ty đa quốc gia lĩnh vực thực phẩm, WFH giúp giảm đáng kể chi phí như chi phí văn phòng, dịch vụ internet, điện, nước, máy lạnh… "Với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn cần cân nhắc sử dụng nền tảng công nghệ bảo đảm an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu. Một số công cụ phổ biến doanh ngiệp có thể sử dụng để hỗ trợ làm việc từ xa như Microsoft Teams, Skype, OneDrive hoặc Zoom, Slack, Trello, Dropbox hoặc thậm chí Viber, Zalo, WhatsApp, Duo… doanh nghiệp sẽ phải đầu tư hoặc trả phí để sử dụng các công cụ này" - vị giám đốc truyền thông công ty đa quốc gia phân tích.

Ông Trần Anh Tuấn, Chủ tịch hội đồng quản trị Công ty CP Công nghệ Sao Bắc Đẩu, cho biết hiện các phần mềm ứng dụng hội họp, làm việc trực tiếp rất phổ biến, dễ sử dụng. Việc đơn giản nhất có thể làm ngay là đầu tư hệ thống mail nội bộ, họp trực tuyến; các giải pháp khác liên quan đến quy trình bán hàng, chuỗi cung ứng… cần có thời gian để triển khai. "Chi phí đầu tư và triển khai không nhiều, chỉ vài chục triệu đồng/tháng" - ông Tuấn chia sẻ.

Theo ông Huỳnh Ngọc Duy, Giám đốc điều hành Công ty Mắt Bão, để triển khai WFH hiệu quả, nhân viên và doanh nghiệp cần phải có kế hoạch làm việc cụ thể, nâng cao ý thức tự giác, tuân thủ quy tắc về ăn mặc, giờ giấc, thói quen như khi đang làm tại văn phòng. Đối với lãnh đạo, cần thiết lập quy định, quy tắc ứng xử làm việc từ xa để nhân viên nghiêm chỉnh thực hiện. Mỗi bộ phận cần lên kịch bản hỗ trợ và giám sát nhân viên từ xa thông qua các cuộc họp và báo cáo định kỳ. Bộ phận IT cần chuẩn bị những phương án tăng cường cao nhất. Đây chính là lúc các phần mềm anti virus, kết nối server được ưu tiên để không tạo bất kỳ lỗ hổng bảo mật nào. 

Edit: Doanh Nhân Thành Thị - Business.Cosmolife.vn | Source: Người Lao Động
RELATED NEWS

Đại dịch bệnh COVID-19 có thể là đòn bẩy thúc đẩy quá trình chuyển đổi online tại doanh nghiệp trên toàn cầu

2463 views
07-04-2020
Chuyển đổi online không chỉ là một lợi thế, mà còn là một yêu cầu bắt buộc để các công ty có thể duy trì hoạt động bất chấp nghịch cảnh COVID-19.

Đại dịch cúm COVID-19 có thể khiến gần 1/2 doanh nghiệp phá sản trong năm nay

2554 views
07-04-2020
Nếu đại dịch COVID-19 kéo dài đến hết tháng Sáu, tháng Chín hoặc hết năm, tỷ lệ doanh nghiệp Việt Nam sẽ là 6.1% duy trì, 19.3% cắt giảm qui mô và 39.3% phá sản.

Doanh nghiệp hoạt động ra sao trong thời kỳ cách ly xã hội giữa tâm đại dịch cúm COVID-19?

2594 views
06-04-2020
Việc người bốc dỡ hàng hóa phải đứng cách hai mét nên không thể tương trợ nhau hoặc xe chở hàng khó vào khu công nghiệp đang khiến một số doanh nghiệp gặp khó khăn.

Khách sạn Mường Thanh tại Lào Cai bị phạt vì mở cửa đón khách bất chấp đại dịch cúm COVID-19

2583 views
03-04-2020
Khách sạn Mường Thanh (số 44 đường Ngũ Chỉ Sơn, phường Sa Pa, thị xã Sa Pa, Lào Cai) bị tổ liên ngành tỉnh xử phạt hành chính vì vẫn đón khách đến lưu trú bất chấp dịch COVID-19.

Thị trường bất động sản nhà ở trong bức tranh tổng quan kinh tế Việt Nam quý I/2020

2625 views
01-04-2020
Dịch COVID-19 đã ảnh hưởng nghiêm trọng tới kinh tế Việt Nam, mới đây JLL đã đưa ra báo cáo về tổng quan Kinh tế Việt Nam ở quý I/2020 và nhận định nguồn cung nhà ở bán tại TP.HCM tiếp tục giảm mạnh.