Lời khuyên giúp bạn thực hiện nguyên tắc 5 phút trong công việc
21525 views
05-01-2021
Share on Google+ Share on Twitter Share on Facebook Share on Pinterest Share on Linkedin

(Business.Cosmolife.vn) Cách bạn trả lời e-mail công việc có thể cho thấy hiệu suất làm việc và thậm chí là cả năng lực của bạn. Thông thường bạn mất bao nhiêu lâu để trả lời một email?

Nếu bạn mất đến hơn 15 phút đồng hồ chỉ để trả lời một bức e-mail, thì về cơ bản, không một phương pháp tăng năng suất nào có thể giúp được bạn. Xóa bớt thư trong hộp thư đến, chia thư theo nhóm để xử lý, tắt thông báo… tất cả đều gần như vô dụng.

Hãy thử trả lời mọi mail công việc chỉ trong năm phút! thực ra các quản lý cũng nên yêu cầu nhân viên của mình làm được điều này. Dưới đây là một số lời khuyên để thực hiện "Nguyên tắc năm phút".

Đừng dài dòng

Trên thực tế, trả lời e-mail nhanh không có nghĩa là bạn lạnh nhạt hay chỉ làm cho có lệ.

Hãy diễn đạt ngắn gọn dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề và bỏ hết những câu chữ rườm rà sáo rỗng. Không chỉ vậy, tùy theo vị trí của bạn, bạn thậm chí có thể biến "Nguyên tắc năm phút" thành ba phút hoặc hai phút, hay thậm chí chỉ một phút. Chúng ta chỉ thực sự cần đến năm phút cho những bức thư yêu cầu phản hồi theo cách đặc biệt hơn. Nếu dùng mail để trao đổi công việc với đồng nghiệp, thời gian trả lời mail tiêu chuẩn nên là 30 giây.

Tuy nhiên, làm sao để biết được rằng mình đang tốn quá nhiều thời gian cho việc trả lời mail?

Lời xã giao đầu cuối

Cách tốt nhất để khống chế thời gian là sử dụng bộ đếm giờ trên điện thoại, cho dù bạn có nhiều điều muốn nói đến mức nào, hãy giải quyết trong vòng năm phút.

Những câu xã giao cần có ở đầu và cuối mỗi bức thư cũng có thể là nguyên nhân gây lãng phí thời gian, đừng nghĩ về nó mỗi lần viết e-mail, hãy soạn sẵn và sử dụng mỗi khi cần.

Bạn không cần mất quá nhiều thời gian vào việc suy nghĩ hay trau chuốt những câu này, chúng là phần không thể thiếu trong bức e-mail của bạn, nhưng cũng là phần hay bị bỏ qua nhất, và thậm chí sẽ gây khó chịu nếu bạn quá dài dòng.

Bạn cũng nên có những mẫu câu trả lời soạn sẵn

Nếu bạn nhận thấy rằng bạn thường trả lời mail với những nội dung tương tự, bạn nên soạn trước một vài câu trả lời.

Hãy sử dụng các công cụ, chẳng hạn như ứng dụng TextExpander, ứng dụng này sẽ ghi lại những từ bạn gõ, khi bạn gõ một từ cụ thể, nó sẽ lập tức hoàn thành câu dựa trên thói quen của bạn.

Ngoài ra Gmail và Outlook cũng có các phản hồi soạn sẵn, nó yêu cầu bạn phải thực hiện nhiều thao tác hơn, nhưng hai hệ thống email này thậm chí có thể giúp bạn viết ra chủ đề.

Và điều cuối cùng bạn cần lưu ý, là hãy chỉ sử dụng email làm thư điện tử, để các công cụ khác "thực hiện nhiệm vụ của mình".

Nếu bạn mất đến hơn năm phút cho một e-mail, nhiều khi nó không còn là email nữa, mà đã trở thành một bản ghi nhớ hay bài báo cáo, và chúng ta có những ứng dụng khác cho việc đó. Nếu bạn dùng e-mail để giải quyết tất cả mọi việc, tất cả sẽ rối hết lên còn bạn thì "chết chìm" trong đống thư điện tử rep mãi không hết.

Edit: Doanh Nhân Thành Thị - Business.Cosmolife.vn | Source: Doanh Nghiệp và Tiếp Thị
RELATED NEWS

Cách thức khôn ngoan để bạn làm việc với sếp ít kinh nghiệm hơn

2931 views
25-01-2022
Việc học hỏi lẫn nhau và cùng nhau phát triển sẽ có lợi hơn rất nhiều cho sự nghiệp và các mối quan hệ trong công việc của bạn.

9 thói quen tưởng bình thường nhưng tiếp tục duy trì thì sự nghiệp tuột dốc, tiền tài không cánh mà bay

3359 views
18-01-2022
Nghiên cứu của trường Đại học Exeter và Đại học Harvard (Mỹ) cho thấy, những người cao gầy thường kiếm nhiều tiền hơn người béo thấp.

4 cấp bậc kiếm tiền và sự thật về cuộc sống ổn định đúng nghĩa

4135 views
07-01-2022
Kiếm tiền rất khổ cực và chỉ những ai chịu đựng được nỗi khổ này mới có thể thành công.

Động lực bỏ việc của nhiều người lao động trong năm mới 2022

3835 views
06-01-2022
Kiệt sức, thiếu sự kết nối khi làm việc từ xa, không được lãnh đạo đánh giá cao là những lý do chính khiến nhiều người có kế hoạch từ chức trong sáu tháng tới.

Thị trường lao động cận Tết Nguyên Đán Nhâm Dần 2022: Nhu cầu tuyển dụng nóng lên từng ngày

3713 views
05-01-2022
Mặc dù nhu cầu tuyển dụng đang nóng lên từng ngày vào dịp cuối năm và cận Tết Nguyên đán nhưng việc tìm kiếm lao động phổ thông, lao động thời vụ thời điểm này không dễ dàng.