Lời khuyên giúp bạn thực hiện nguyên tắc 5 phút trong công việc
13845 views
05-01-2021
Share on Google+ Share on Twitter Share on Facebook Share on Pinterest Share on Linkedin

(Business.Cosmolife.vn) Cách bạn trả lời e-mail công việc có thể cho thấy hiệu suất làm việc và thậm chí là cả năng lực của bạn. Thông thường bạn mất bao nhiêu lâu để trả lời một email?

Nếu bạn mất đến hơn 15 phút đồng hồ chỉ để trả lời một bức e-mail, thì về cơ bản, không một phương pháp tăng năng suất nào có thể giúp được bạn. Xóa bớt thư trong hộp thư đến, chia thư theo nhóm để xử lý, tắt thông báo… tất cả đều gần như vô dụng.

Hãy thử trả lời mọi mail công việc chỉ trong năm phút! thực ra các quản lý cũng nên yêu cầu nhân viên của mình làm được điều này. Dưới đây là một số lời khuyên để thực hiện "Nguyên tắc năm phút".

Đừng dài dòng

Trên thực tế, trả lời e-mail nhanh không có nghĩa là bạn lạnh nhạt hay chỉ làm cho có lệ.

Hãy diễn đạt ngắn gọn dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề và bỏ hết những câu chữ rườm rà sáo rỗng. Không chỉ vậy, tùy theo vị trí của bạn, bạn thậm chí có thể biến "Nguyên tắc năm phút" thành ba phút hoặc hai phút, hay thậm chí chỉ một phút. Chúng ta chỉ thực sự cần đến năm phút cho những bức thư yêu cầu phản hồi theo cách đặc biệt hơn. Nếu dùng mail để trao đổi công việc với đồng nghiệp, thời gian trả lời mail tiêu chuẩn nên là 30 giây.

Tuy nhiên, làm sao để biết được rằng mình đang tốn quá nhiều thời gian cho việc trả lời mail?

Lời xã giao đầu cuối

Cách tốt nhất để khống chế thời gian là sử dụng bộ đếm giờ trên điện thoại, cho dù bạn có nhiều điều muốn nói đến mức nào, hãy giải quyết trong vòng năm phút.

Những câu xã giao cần có ở đầu và cuối mỗi bức thư cũng có thể là nguyên nhân gây lãng phí thời gian, đừng nghĩ về nó mỗi lần viết e-mail, hãy soạn sẵn và sử dụng mỗi khi cần.

Bạn không cần mất quá nhiều thời gian vào việc suy nghĩ hay trau chuốt những câu này, chúng là phần không thể thiếu trong bức e-mail của bạn, nhưng cũng là phần hay bị bỏ qua nhất, và thậm chí sẽ gây khó chịu nếu bạn quá dài dòng.

Bạn cũng nên có những mẫu câu trả lời soạn sẵn

Nếu bạn nhận thấy rằng bạn thường trả lời mail với những nội dung tương tự, bạn nên soạn trước một vài câu trả lời.

Hãy sử dụng các công cụ, chẳng hạn như ứng dụng TextExpander, ứng dụng này sẽ ghi lại những từ bạn gõ, khi bạn gõ một từ cụ thể, nó sẽ lập tức hoàn thành câu dựa trên thói quen của bạn.

Ngoài ra Gmail và Outlook cũng có các phản hồi soạn sẵn, nó yêu cầu bạn phải thực hiện nhiều thao tác hơn, nhưng hai hệ thống email này thậm chí có thể giúp bạn viết ra chủ đề.

Và điều cuối cùng bạn cần lưu ý, là hãy chỉ sử dụng email làm thư điện tử, để các công cụ khác "thực hiện nhiệm vụ của mình".

Nếu bạn mất đến hơn năm phút cho một e-mail, nhiều khi nó không còn là email nữa, mà đã trở thành một bản ghi nhớ hay bài báo cáo, và chúng ta có những ứng dụng khác cho việc đó. Nếu bạn dùng e-mail để giải quyết tất cả mọi việc, tất cả sẽ rối hết lên còn bạn thì "chết chìm" trong đống thư điện tử rep mãi không hết.

Edit: Doanh Nhân Thành Thị - Business.Cosmolife.vn | Source: Doanh Nghiệp và Tiếp Thị
RELATED NEWS

Những kỹ năng thiết yếu mà bạn cần có khi làm việc trong thời đại 4.0

2946 views
11-10-2021
Việc học các kỹ năng mới và nỗ lực có chủ đích để giải quyết một hoặc nhiều lĩnh vực, bạn có thêm cơ hội để khám phá những đam mê mới trong cuộc sống. Cùng với đó, bạn có thể tìm ra những cách mới để kiếm sống hoặc đơn giản là sống một cuộc sống có mục đích và trọn vẹn hơn.

Cách ứng phó thông minh khi nhận được câu hỏi của đồng nghiệp về tiền lương

4019 views
02-10-2021
Khi được hỏi về tiền lương, đừng bao giờ dùng sự ngây thơ của bạn để thử thách sự giả tạo của đối phương. Học thuộc hai cách trả lời này, không những không làm mất lòng người khác, thậm chí còn có thể giữ kín bí mật của bản thân mình.

Xu hướng tuyển dụng mới sau đại dịch COVID-19, giải pháp để tìm được việc làm tốt, lương cao

4083 views
29-09-2021
Do tình hình dịch bệnh, các công ty đã có những thay đổi trong khâu tuyển dụng như quan tâm nhiều tới việc thuê nhân viên ngoài, nhân viên bán thời gian, người có nền tảng quốc tế.... Do vậy, muốn tìm được việc làm, bạn cần xác định được triển vọng của ngành nghề, lĩnh vực nào có thể phát triển trong điều kiện dịch bệnh...

4 mẹo giảm lãng phí thời gian và nâng cao hiệu quả công việc

3865 views
23-09-2021
Làm bất cứ việc gì cũng vậy, nếu bạn có thể rút ngắn thời gian suy nghĩ và đưa ra quyết định, vậy sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho những công việc còn tồn đọng phía sau. Mà muốn làm được điều này, trước tiên hãy thu thập tất cả thông tin cần thiết!

Người có mưu lược sẽ chú trọng đến việc thiết kế mồi nhử, đảm bảo đánh đâu thắng đấy

3589 views
22-09-2021
Thế giới đang thay đổi, thị trường đang thay đổi, và tư duy của chúng ta cũng phải thay đổi. Để tồn tại và phát triển, để thu hút sự chú ý, khơi dậy sự quan tâm và kích thích hứng thú của người tiêu dùng, bạn cần phải làm những gì?