Lời khuyên giúp bạn thực hiện nguyên tắc 5 phút trong công việc
4380 views
05-01-2021
Share on Google+ Share on Twitter Share on Facebook Share on Pinterest Share on Linkedin

(Business.Cosmolife.vn) Cách bạn trả lời e-mail công việc có thể cho thấy hiệu suất làm việc và thậm chí là cả năng lực của bạn. Thông thường bạn mất bao nhiêu lâu để trả lời một email?

Nếu bạn mất đến hơn 15 phút đồng hồ chỉ để trả lời một bức e-mail, thì về cơ bản, không một phương pháp tăng năng suất nào có thể giúp được bạn. Xóa bớt thư trong hộp thư đến, chia thư theo nhóm để xử lý, tắt thông báo… tất cả đều gần như vô dụng.

Hãy thử trả lời mọi mail công việc chỉ trong năm phút! thực ra các quản lý cũng nên yêu cầu nhân viên của mình làm được điều này. Dưới đây là một số lời khuyên để thực hiện "Nguyên tắc năm phút".

Đừng dài dòng

Trên thực tế, trả lời e-mail nhanh không có nghĩa là bạn lạnh nhạt hay chỉ làm cho có lệ.

Hãy diễn đạt ngắn gọn dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề và bỏ hết những câu chữ rườm rà sáo rỗng. Không chỉ vậy, tùy theo vị trí của bạn, bạn thậm chí có thể biến "Nguyên tắc năm phút" thành ba phút hoặc hai phút, hay thậm chí chỉ một phút. Chúng ta chỉ thực sự cần đến năm phút cho những bức thư yêu cầu phản hồi theo cách đặc biệt hơn. Nếu dùng mail để trao đổi công việc với đồng nghiệp, thời gian trả lời mail tiêu chuẩn nên là 30 giây.

Tuy nhiên, làm sao để biết được rằng mình đang tốn quá nhiều thời gian cho việc trả lời mail?

Lời xã giao đầu cuối

Cách tốt nhất để khống chế thời gian là sử dụng bộ đếm giờ trên điện thoại, cho dù bạn có nhiều điều muốn nói đến mức nào, hãy giải quyết trong vòng năm phút.

Những câu xã giao cần có ở đầu và cuối mỗi bức thư cũng có thể là nguyên nhân gây lãng phí thời gian, đừng nghĩ về nó mỗi lần viết e-mail, hãy soạn sẵn và sử dụng mỗi khi cần.

Bạn không cần mất quá nhiều thời gian vào việc suy nghĩ hay trau chuốt những câu này, chúng là phần không thể thiếu trong bức e-mail của bạn, nhưng cũng là phần hay bị bỏ qua nhất, và thậm chí sẽ gây khó chịu nếu bạn quá dài dòng.

Bạn cũng nên có những mẫu câu trả lời soạn sẵn

Nếu bạn nhận thấy rằng bạn thường trả lời mail với những nội dung tương tự, bạn nên soạn trước một vài câu trả lời.

Hãy sử dụng các công cụ, chẳng hạn như ứng dụng TextExpander, ứng dụng này sẽ ghi lại những từ bạn gõ, khi bạn gõ một từ cụ thể, nó sẽ lập tức hoàn thành câu dựa trên thói quen của bạn.

Ngoài ra Gmail và Outlook cũng có các phản hồi soạn sẵn, nó yêu cầu bạn phải thực hiện nhiều thao tác hơn, nhưng hai hệ thống email này thậm chí có thể giúp bạn viết ra chủ đề.

Và điều cuối cùng bạn cần lưu ý, là hãy chỉ sử dụng email làm thư điện tử, để các công cụ khác "thực hiện nhiệm vụ của mình".

Nếu bạn mất đến hơn năm phút cho một e-mail, nhiều khi nó không còn là email nữa, mà đã trở thành một bản ghi nhớ hay bài báo cáo, và chúng ta có những ứng dụng khác cho việc đó. Nếu bạn dùng e-mail để giải quyết tất cả mọi việc, tất cả sẽ rối hết lên còn bạn thì "chết chìm" trong đống thư điện tử rep mãi không hết.

Edit: Doanh Nhân Thành Thị - Business.Cosmolife.vn | Source: Doanh Nghiệp và Tiếp Thị
RELATED NEWS

Nhận thưởng Tết xong là nghỉ việc: Là ăn cháo đá bát hay giọt nước tràn ly?

2838 views
27-02-2021
Bạn có kế hoạch nghỉ việc vào thời điểm sau Tết, khi đã nhận đủ lương thưởng của năm cũ. Nhưng liệu hành động này có khiến bạn chịu tiếng xấu "ăn cháo đá bát" hay không?

Luôn nhớ rằng thành công là một thái độ sống tích cực!

2997 views
09-02-2021
Cuộc sống không thể lặp lại những năm tháng đã qua, thời gian như một mũi tên, không có nhiều thời gian để bạn hối hận. Đừng khóc vì bình sữa đã đổ, nếu không, như Tagore đã nói, nếu bạn rơi nước mắt vì bỏ qua mặt trời, vậy thì bạn sẽ bỏ lỡ mặt trăng và các vì sao.

Mỗi ngày đi làm bạn đã “diễn” tròn vai chưa?

3205 views
29-01-2021
Một người bạn làm việc ở nước ngoài nhắn tin chia sẻ với tôi: "Cũng chẳng hiểu tại sao, có những khoảng thời gian mình thấy cực kỳ mệt mỏi, chỉ muốn lập tức bỏ việc về nước, nhưng cứ sáng ra lên đường đến công ty là lại tỏ ra yêu công việc như một phản xạ có điều kiện, dồn hết sức lực cho công việc, để rồi khi trở về nhà chỉ còn chán nản và trống rỗng."

Bí thuật để từ nhân viên bình thường trở thành lãnh đạo tài ba

3974 views
25-01-2021
Trước khi trở thành lãnh đạo, ai cũng từng là nhân viên!

Khởi nghiệp mà trông chờ nguồn thu từ người thân thì không bền, không hay và không có giá trị gì hết!

4265 views
22-01-2021
Nguồn thu từ người thân, chỉ đóng vai trò "lấy hên". Nó mang ý nghĩa tinh thần không hơn không kém, kiếm tiền từ kinh doanh là phải lấy tiền của người ngoài, trừ trường hợp bạn xem tất cả người thân của mình không khác gì người ngoài.